Etkili Bir E-Mail Yazmak İçin Dikkat Etmeniz Gereken 4 İpucu

Anasayfa Kurumsal Blog Etkili Bir E-Mail Yazmak İçin Dikkat Etmeniz Gereken 4 İpucu

E-mail Göndermeden Önce Kendinize Sormanız Gereken Sorular
E-mail göndermeden önce kendinize sormanız gereken bazı sorular vardır. Bu soruları sıralayacak olursak:

Bu mesaj e-mail için uygun mu, yoksa bilgileri telefon görüşmesi veya yüz yüze görüşmeyle daha iyi iletebilir miyim?
Bu e-mail’i göndermekteki amacım nedir? Mesaj alıcı için önemli mi görünecek, yoksa rahatsızlık ve zaman kaybı olarak mı görülecektir?
Bu mesajı okumalarını veya silmelerini sağlayan nedir?
Yazımın formalitesi ve üslubu hedef kitlemin beklentilerine uyuyor mu?
Alıcıya ulaştığında mesajım nasıl görünecek? Okuması kolay mı? Doğru dilbilgisi ve noktalama işaretleri kullandım mı? Düşüncelerimi ayrı paragraflara böldüm mü? Son tarihler gibi önemli öğeler metinde vurgulanmış mı?
Hedef kitlem mesajın başlığını kolayca anlayabilecek mi?
Okuyucunun uygun bir şekilde yanıt vermesini kolaylaştırdım mı?
Alıcı herhangi bir eki açıp okuyabilecek mi?
E-mail Göndermeden Önce Kendinize Sormanız Gereken Sorular
Etkili Bir E-Mail Yazmak İçin Dikkat Etmeniz Gereken 4 İpucu
Daha iyi bir e-mail içeriği oluşturmak istiyorsanız, odaklanmış bir stratejiye, insan davranışını anlamaya ve işe yarayan formülü bulana kadar yeni şeyler denemeye istekli olmanız gerekir.

Peki en işe yarayan formüller nelerdir? Etkili bir e-mail nasıl yazılır?

1. Konu satırınız ve gövde metniniz aynı şeyi anlatsın
E-mail konu satırınız, e-mail’inizin okunup okunmayacağını belirleyen ilk faktördür. Alıcıya e-mail’in ne ile ilgili olduğunu söyler.

Hedef kitleniz e-mail’i okursa ve konu satırıyla alakasız bir gövde metni görürse, muhtemelen bir daha sizden gelen bir e-mail’i açmayacaktır. Bu nedenle konu satırınız ve gövde metniniz aynı şeyi anlatmalıdır.

Elbette bu, dikkat çekmek için konu satırlarınızı vurgulayamayacağınız anlamına gelmez. Fakat açılma oranları artırmanın en iyi yolu, okuyucularınıza e-mail’den ne alacaklarını sade bir dille söylemektir.

Okuyucularınıza karşı dürüst ve şeffaf olursanız, güven ve sadakat inşa edebilirsiniz.

2. Her e-mail’i kişiselleştirin
Kişiselleştirme kullanmak, genel bir kelime veya kelime öbeğini alıcı için özel olarak tasarlar. Çoğu insan, isim doğru olduğu sürece kişiselleştirmeyi tercih eder.

Siz de okuyucularınızla aranızda daha fazla samimiyet ve güven oluşturmak için kişiselleştirmeyi kullanabilirsiniz.

3. Birden çok bağlantı ekleyin
E-mail’inizin net ve ilgi çekici olmasının yanı sıra müşterilerinize şirketinizle etkileşimde bulunmaları için başka yollar da sunabilirsiniz.

Örneğin; blog gönderilerine, YouTube videolarına, sosyal medya hesaplarına ve web sitenize bağlantı verebilirsiniz. Fakat bağlantı metniyle hiçbir ilgisi olmayan bir şeye bağlantı verirseniz, potansiyel müşterileriniz aldatılmış hissedecektir.

4. Aboneleri paylaşmaya teşvik edin
Bir e-mail pazarlama kampanyası oluşturmanın amacı, erişiminizi genişletmektir. Abone listenizi büyütmek istiyorsanız, zaten ulaştığınız kişilerle başlayın. Gönderdiğiniz her e-mail’de, abonelerinize içeriğinizi başkalarıyla paylaşabileceklerini söyleyin.

Paylaşabilirler ya da paylaşmazlar, ancak sormanın zararı olmaz.

Hazır e-mail pazarlama kullanıyorken, e-mail pazarlama kampanyanıza sosyal paylaşım düğmeleri ekleyin. Aboneleriniz Twitter’da e-posta kampanyanıza atıfta bulunursa veya Facebook’ta web sitenize bir bağlantı eklerse, anında görünür olursunuz.

Aboneleri paylaşmaya teşvik edin
Daha Etkili E-mail’ler Yazmak İçin Bazı Ek İpuçları
E-mail yazmadan önce mesajınızı düşünün. Aceleyle e-mail göndermeyin. İlk olarak, mesajınızın amacına ve iletişimden ne beklediğinize karar verin. Ardından, mesajınızın hedef kitlesini ve mesajınızın istenen sonuca ulaşması için neye ihtiyaç duyabileceğinizi düşünün. Yazmaya başlamadan önce düşüncelerinizi ölçüp biçerseniz, mesajınızın netliğini de artırırsınız. Düşüncelerinizi düzenlemenize yardımcı olması için haritalama, listeleme veya taslak oluşturma gibi beyin fırtınası tekniklerini deneyebilirsiniz.

Mesajınızın amacı üzerine düşündükten sonra tonu üzerine de düşünün. E-mail yoluyla iletişim kurduğunuzda, kelimeleriniz jestler, mimikler veya diğer ipuçları tarafından desteklenmez. Bu nedenle birinin tonunuzu yanlış anlaması daha kolay olabilir. Örneğin, alay ve şakalar genellikle yanlış yorumlanır ve e-mail gönderdiğiniz kişiyi rahatsız edebilir. Örneğin, daha resmi olmanız gereken birine normal bir arkadaşınıza yazıyor gibi yazamazsınız. Mesajınızın nasıl alınacağından emin değilseniz, test etmek için e-mail’inizi bir arkadaşınıza okumayı deneyebilirsiniz.

Amacı ve tonu düşündükten sonra mesajınızın olabildiğince kısa olması için çabalayın. Mesaj net değilse, düzensizse veya okuyucuların kolayca takip edemeyeceği kadar uzun ve karmaşıksa, iletişimsizlik meydana gelebilir. Mesajınızın anlaşıldığından emin olmak için yapmanız gereken bazı adımlar aşağıdaki şekildedir:

Mesajınızın en başında yazma amacınızı kısaca belirtin.
Düşünceleri ayırmak için paragraflar kullanın.
Mesajınızın sonunda istediğiniz sonucu belirtin. Bir yanıt talep ediyorsanız, okuyucuya nasıl bir yanıt istediğinizi bildirin.
Mesajınızı okunması kolay olacak şekilde biçimlendirin. Paragrafları farklı metin bloklarına görsel olarak ayırmak için beyaz boşluk kullanın. Önemli ayrıntıları bulmaları kolay olacak şekilde işaretleyin. Son tarihler gibi kritik bilgileri vurgulamak için kalın yazı tipi veya büyük harfler kullanın (Ancak mesajınızın tamamını büyük harflerle veya kalın harflerle yazmayın).

Göndermeden önce mesajları yeniden okuyun. Dilbilginizi, yazım kurallarınızı, büyük harf kullanımınızı ve noktalama işaretlerinizi kontrol edin. E-mail programınız destekliyorsa, yazım ve dilbilgisi denetimi araçlarını kullanın.

WhatsApp